Workforce Management Software per Utility: Come EWE NETZ ha modernizzato le operazioni sul campo
La transizione energetica sta ridisegnando il lavoro di ogni gestore di rete di distribuzione in Europa. Le reti si espandono, i collegamenti alle rinnovabili si moltiplicano, e la normativa aggiunge sempre più volume e complessità al lavoro sul campo. Allo stesso tempo, una generazione di tecnici esperti si avvicina alla pensione, portando con sé decenni di conoscenza.
Questa combinazione mette sotto pressione reale il workforce management per le utility: più cose da coordinare, con meno mani esperte per farlo. EWE NETZ, uno dei maggiori gestori di rete di distribuzione in Germania, ha deciso di affrontare la sfida di petto, e ha condiviso con noi la propria storia in una conversazione schietta.
Il workforce management software è esattamente la categoria pensata per questo: strumenti che pianificano, dispacciano ed equipaggiano i tecnici sul campo in tempo reale, dal back office al dispositivo che hanno in mano. Per un operatore multi-utility, farlo bene fa la differenza tra reggere la complessità e restarne sopraffatti. Questo è esattamente l’obiettivo che si è posta EWE NETZ.
Un’operazione multi-utility sotto pressione crescente
EWE NETZ gestisce infrastrutture critiche in tutta la Germania settentrionale: reti di gas, elettricità, riscaldamento e acqua che si estendono per oltre 100.000 chilometri, con più di 2.000 dipendenti e 650 tecnici dedicati sul campo. Le telecomunicazioni arriveranno presto. Coordinare personale qualificato su un’area così vasta è un esercizio quotidiano di complessità.
Per anni, gran parte di questa coordinazione si è basata sull’esperienza. I team locali assegnavano il lavoro in base a ciò che conoscevano. Con la complessità in aumento e la forza lavoro in cambiamento, i limiti di questo approccio sono diventati sempre più evidenti.
“Ci troviamo di fronte, soprattutto, a una complessità del business che sta aumentando in modo significativo“, spiega Andreas Nyhof, responsabile del Controllo della Produzione in EWE NETZ e direttore del programma di Eccellenza Operativa. Nuova normativa, carenza di personale qualificato e un mosaico di sistemi diversi si sono sommati tutti insieme, e gli strumenti esistenti non potevano più scalare per affrontarli.
Ripensare il workforce management come progetto di trasformazione
Quello che colpisce dell’approccio di EWE NETZ è che non si è trattato di una normale procedura di acquisto software. È stato un progetto di trasformazione.
Personale sul campo, personale d’ufficio e colleghi di asset management, asset support e IT si sono ritrovati insieme in sprint strutturati di otto settimane per definire insieme ciò di cui avevano davvero bisogno, assicurandosi che la futura piattaforma servisse le persone che l’avrebbero usata ogni giorno, in ufficio e sul campo.
“Abbiamo deciso piuttosto presto di affrontare questo processo in stretta collaborazione con i nostri dipendenti“, racconta Ole Flörcken, responsabile dello Sviluppo delle Business Unit in EWE NETZ e responsabile dell’agenda di digitalizzazione dell’azienda. Questo approccio centrato sui dipendenti ha plasmato sia i requisiti che, in seguito, il rollout.
Tre punti non negoziabili
Da quegli sprint sono emersi tre criteri che hanno guidato la decisione di scegliere OverIT come partner.
- Primo, la piattaforma doveva rappresentare una vera best practice: non una semplice digitalizzazione dei flussi di lavoro esistenti, ma un vero salto di qualità nel modo in cui le operazioni sul campo vengono pianificate ed eseguite in un contesto multi-utility.
- Secondo, il partner doveva essere orientato al futuro, con una roadmap solida e la mentalità giusta per co-sviluppare soluzioni insieme. Come la descrive Flörcken, OverIT aveva già molto in cantiere e lo metteva a disposizione, ma soprattutto aveva la mentalità giusta per lavorare insieme a EWE NETZ e andare avanti.
- Terzo, e per un gestore di infrastrutture questo conta più di tutto, affidabilità e qualità non erano negoziabili. Con 650 tecnici sul campo che dipendono dal sistema ogni giorno, non c’era spazio per errori. Come dice Flörcken, non potevano permettersi un atterraggio di fortuna con un software del genere.
Da allora EWE NETZ ha implementato la OverIT NextGen Platform, il workforce management software che oggi sostiene le sue operazioni sul campo, sostituendo l’assegnazione manuale basata sull’esperienza con flussi di lavoro strutturati e basati sui dati: visibilità in tempo reale su pianificazione e dispacciamento, esecuzione mobile-first sul campo e un sistema di registrazione unico su tutte le reti.
Una partnership “alla pari”
EWE NETZ non nasconde a che punto si trova: il rollout è recente, e l’azienda è ancora agli inizi del percorso. Ciò di cui è certa è la qualità della collaborazione.
“Tutto questo avviene alla pari. È sempre stato corretto, sempre alla pari e sempre con un obiettivo comune in mente“, racconta Nyhof a proposito del rapporto fino a oggi. “E per me, questo è un elemento essenziale di una partnership.” Sottolinea inoltre i buoni tempi di risposta quando emergono problemi, un aspetto fondamentale in questa fase iniziale e delicata di qualsiasi rollout.
Questa collaborazione si estende anche alle persone più coinvolte dal cambiamento. EWE NETZ ha condotto una gestione del cambiamento intensiva su oltre 600 colleghi sul campo: comitati, un coinvolgimento attivo degli stakeholder e cicli di feedback che vanno dal management fino al tecnico che inizia il proprio turno la mattina successiva.
I primi segnali operativi sono incoraggianti: un livello di dettaglio maggiore nella programmazione degli interventi, e flussi di lavoro che si stanno già adattando per pianificare gli interventi con maggiore precisione. I guadagni di efficienza più consistenti, come l’ottimizzazione dei percorsi e una programmazione più semplice in back office, sono ciò che il team si aspetta di vedere man mano che il rollout matura nel corso del prossimo anno.
Consigli per le utility che affrontano lo stesso bivio
Alla domanda su cosa direbbe ad altre utility europee che affrontano le stesse pressioni, Flörcken offre un percorso semplice e ordinato:
- Essere chiari fin dall’inizio su quale sia il quadro di riferimento e dove si trovino le linee rosse, definendole esplicitamente.
- Procedere poi passo dopo passo: occuparsi prima dei processi, poi dell’organizzazione, infine introdurre il software che collega i due elementi.
- Concedersi il tempo che un vero cambiamento richiede. Anche affrontandolo con grande ambizione, il cambiamento deve radicarsi nell’azienda.
È un utile ricordo del fatto che le piattaforme non trasformano le operazioni da sole. Processi, organizzazione e tecnologia devono avanzare insieme, e il principio guida di EWE NETZ riassume bene l’obiettivo: la persona giusta, con la competenza giusta, con lo strumento giusto, nel posto giusto, al momento giusto.
Dove va questa storia
La storia di EWE NETZ è ancora in corso di scrittura, ed è esattamente questo il punto. L’azienda ha costruito le fondamenta: l’accettazione da parte della forza lavoro, una piattaforma moderna e un partner impegnato a continuare a svilupparla insieme a loro, ponendo le basi per le efficienze che la transizione energetica richiederà.
Guarda la conversazione completa con Ole Flörcken e Andreas Nyhof, e scopri come la OverIT NextGen Platform supporta il workforce management per le utility su larga scala.