Workflow approvativo
Le tue operazioni vanno ben oltre la semplice gestione degli ordini di lavoro
Da oggi, i processi su cui si basano possono essere modellati direttamente da chi li gestisce, senza scrivere una sola riga di codice.
La sfida
Ogni modifica di processo diventa un nuovo progetto
Quando il processo non si adatta al software, il business si paralizza. Gran parte delle attività che mantengono in funzione un’organizzazione non riguarda gli interventi sul campo: è la chiusura amministrativa di un contratto che richiede il benestare di tre uffici diversi. È una richiesta di nuova connessione che deve superare la verifica tecnica, la validazione commerciale e l’approvazione normativa. È un permesso di lavoro da ottenere prima ancora che un tecnico tocchi un impianto. È la gestione di un reclamo che deve essere tracciato, preso in carico e risolto.
Ciascuno di questi flussi rappresenta un processo reale, con passaggi, attori e regole proprie. Nessuno di essi si riduce a un semplice ordine di lavoro.
Per anni, supportare processi di questo tipo ha significato doverli sviluppare da zero: definire le specifiche tecniche, allocare un budget, attendere lunghi cicli di sviluppo e pianificare la data di rilascio. Una volta realizzato, il processo rimaneva imbrigliato in un codice accessibile solo a una cerchia ristretta di persone.
I costi di questo approccio, trimestre dopo trimestre:
- Ogni modifica di processo diventa un progetto IT, in cui i tempi di realizzazione si misurano in cicli di rilascio anziché in giorni;
- Il codice personalizzato richiede continue riconvalide a ogni upgrade della piattaforma, trasformando le personalizzazioni passate nei rischi informatici di domani;
- Ciò che viene sviluppato per un processo non può essere riutilizzato per quello successivo, costringendo a ripetere gli stessi investimenti;
- L’operatività si adatta ai tempi di lavorazione del backlog di sviluppo, anziché rispondere con prontezza al mercato, alla rete o agli organi regolatori.
Le conseguenze sono silenziose ma costose. Quando l’organo regolatore aggiorna un protocollo, quando viene introdotta una nuova tipologia di asset o quando una catena di approvazione richiede uno step integrativo, l’azienda sa esattamente cosa fare. Il vero ostacolo risiede nel tempo necessario per attuarlo.
La soluzione
Un unico strumento per tutti i processi futuri
Visual Workflow Builder consente di progettare, eseguire e modificare qualsiasi processo aziendale in modalità no-code. Senza sviluppi dedicati, senza attendere i tempi di rilascio del software e senza manutenzioni future.
Questa svolta è resa possibile da un preciso cambiamento architetturale: il motore di gestione dei flussi di lavoro (workflow engine) è stato riprogettato per operare in modo del tutto indipendente dalla tipologia di processo eseguito. Eliminata questa dipendenza, ogni elemento del flusso può essere modellato in modalità visiva anziché essere programmato: dalle singole fasi alle schermate operative per gli utenti, fino alle integrazioni con i sistemi esterni.
All’atto pratico, il responsabile di processo definisce la sequenza delle attività e assegna ogni fase a un ruolo organizzativo anziché al singolo operatore. In questo modo, la responsabilità rimane in capo alla struttura e non alla specifica persona. Laddove il processo si ramifica, le decisioni instradano il flusso sul percorso corretto in base ai dati raccolti. Se un’approvazione viene respinta, il flusso ritorna automaticamente alla fase precedente. Le schermate a disposizione degli utenti vengono modellate e non sviluppate, massimizzando la fruizione sia da desktop che da mobile. Le connessioni con i sistemi esterni si configurano senza scrivere codice. Dopodiché, il flusso è immediatamente operativo.
Cosa la rende efficace:
- Passaggi, persone e regole definiti in autonomia
Le modifiche ai processi non si originano più da specifiche tecniche o stime di sviluppo - Responsabilità assegnata per ruolo e gerarchia
La definizione per ruoli garantisce che i processi sopravvivano alle riorganizzazioni aziendali senza bisogno di riscritture - Ramificazioni, condizioni e flussi di ritorno
Le catene di approvazione non sono lineari e il rifiuto è un esito ordinario - Schermate generate dallo stesso design
Disponibili su desktop e mobile, senza alcun sviluppo front-end - Integrazione con OverIT NextGen FSM e ad altri sistemi
Configurazione visuale priva di codice di integrazione - Tracciabilità dello stato di ogni processo
Visibilità in tempo reale su avanzamento, responsabilità e prossimi step, supportata da un registro di audit (audit trail) completo
Casi d’uso di settore
Aziende di servizi elettrici
La richiesta di connessione per un cliente di generazione distribuita richiede approvazioni tecniche, commerciali e normative, spesso gestite in parallelo. L’eventuale rifiuto di uno step riporta la pratica in revisione. Ciascun revisore accede unicamente alla fase di sua competenza, mentre la richiesta mantiene aggiornato il proprio stato dalla presentazione fino all’attivazione, senza necessità di solleciti.
Distribuzione di gas e acqua
La finalizzazione di contratti complessi richiede l’estensione delle approvazioni a più uffici, regolata da condizioni che stabiliscono il percorso della pratica. Laddove un tempo occorreva uno sviluppo ad hoc, oggi passaggi, approvatori e regole si configurano direttamente, consentendo di adeguare il processo in tempo reale al variare delle policy aziendali.
Telecomunicazioni
L’ottenimento dei permessi di accesso o dei diritti di passaggio (right-of-way) è un prerequisito fondamentale per l’avvio dei lavori, coinvolgendo enti terzi e documentazione con tempistiche disallineate. Il processo acquisisce automaticamente i dati catastali e di proprietà dai sistemi esistenti, azzerando i reinserimenti di dati e scongiurando le sviste operative.
Trasporti e ferrovie
Prima di avviare dei lavori su una rete in esercizio è necessario verificare le autorizzazioni di sicurezza, l’idoneità del personale e i permessi di occupazione della linea. Il processo traccia autonomamente il proprio stato, impedendo che vengano saltati passaggi e garantendo la piena documentabilità dell’iter autorizzativo end-to-end.
Vantaggi per il business
Cambiamenti più rapidi, rischi ridotti
Risposta più rapida ai cambiamenti
L’adeguamento di una normativa o nuove esigenze di business si traducono in una semplice modifica di design, non in un progetto di sviluppo
Riduzione del rischio di upgrade e minor costo totale di possesso (TCO)
L’eliminazione del codice personalizzato da questi processi azzera le attività di riconvalida a ogni aggiornamento della piattaforma
Liberazione della capacità di sviluppo
I cambi di processo smettono di saturare il backlog di sviluppo necessario in altre aree strategiche
Riutilizzo su scala aziendale
Un processo modellato una volta diventa uno standard condiviso da cui altri team possono attingere, evitando di ripartire da zero
Responsabilità e tracciabilità native
Ogni step ha un responsabile, ogni decisione viene tracciata e l’intero storico del processo rimane a disposizione per la governance interna e le verifiche di conformità esterne