Workforce Management Software für Versorgungsunternehmen: Wie EWE NETZ den Feldeinsatz modernisiert

Die Energiewende verändert die Arbeit jedes Verteilnetzbetreibers in Europa grundlegend. Netze werden ausgebaut, erneuerbare Anschlüsse nehmen zu, und die Gesetzgebung erhöht stetig Umfang und Komplexität der Arbeit im Feld. Gleichzeitig geht eine Generation erfahrener Techniker in den Ruhestand und nimmt jahrzehntelanges Wissen mit.

Diese Kombination bringt Workforce Management Software für Versorgungsunternehmen unter echten Druck: mehr zu koordinieren, mit weniger erfahrenen Händen, um es zu tun. EWE NETZ, einer der größten Verteilnetzbetreiber Deutschlands, hat sich dieser Herausforderung direkt gestellt und seine Geschichte mit uns in einem offenen Gespräch geteilt.

Workforce Management Software ist genau für diese Aufgabe gebaut: Werkzeuge, die Techniker im Feld in Echtzeit planen, disponieren und ausstatten, vom Innendienst bis zum Gerät in der Hand des Technikers. Für einen Multi-Utility-Betreiber entscheidet das oft darüber, ob man der Komplexität noch gewachsen ist oder nicht. Genau das hat sich EWE NETZ vorgenommen.

Ein Multi-Utility-Betrieb unter wachsendem Druck

EWE NETZ betreibt kritische Infrastruktur in ganz Norddeutschland: Gas-, Strom-, Wärme- und Wassernetze auf einer Fläche von über 100.000 Kilometern, mit mehr als 2.000 Mitarbeitenden und 650 Kolleginnen und Kollegen im Außendienst. Telekommunikation kommt künftig noch hinzu. Qualifizierte Mitarbeitende über diese Fläche zu koordinieren, ist eine tägliche Übung in Komplexität.

Jahrelang beruhte diese Koordination vor allem auf Erfahrung. Die Teams vor Ort teilten die Arbeit im Wesentlichen aus ihrer eigenen Erfahrung heraus zu. Mit steigender Komplexität und einer sich verändernden Belegschaft wurden die Grenzen dieses Ansatzes immer deutlicher.

„Wir sind konfrontiert, eigentlich vor allem damit, dass die Komplexität im Geschäft deutlich steigt“, erklärt Andreas Nyhof, der die Herstellungssteuerung bei EWE NETZ leitet und zugleich Programmleiter für „Operative Exzellenz” ist. Neue Gesetzgebung, der Fachkräftemangel und eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme kamen gleichzeitig zusammen, und mit den bestehenden Werkzeugen war diese Entwicklung nicht mehr zu bewältigen.

Workforce Management als Transformationsprojekt verstanden

Was an EWE NETZ’ Vorgehen auffällt: Es war keine klassische Softwarebeschaffung. Es war ein Transformationsprojekt.

Außendienst, Innendienst sowie Kolleginnen und Kollegen aus Asset-Management, Asset-Support und IT kamen in strukturierten Acht-Wochen-Sprints zusammen, um gemeinsam zu definieren, was tatsächlich gebraucht wird, damit die künftige Plattform den Menschen dient, die täglich mit ihr arbeiten, im Büro wie im Feld.

„Wir haben uns ziemlich früh entschieden, das zusammen mit den Mitarbeitern zu tun“, sagt Ole Flörcken, der bei EWE NETZ die Geschäftsfeldentwicklung leitet und die Digitalisierungsagenda des Unternehmens verantwortet. Diese mitarbeiterorientierte Haltung prägte sowohl die Anforderungen als auch später den Rollout.

Drei nicht verhandelbare Punkte

Aus diesen Sprints ergaben sich drei Kriterien, die die Entscheidung für OverIT trugen.

1. Erstens musste die Plattform echte Best Practice abbilden: keine bloße Digitalisierung bestehender Abläufe, sondern ein echter Schritt nach vorn darin, wie Feldeinsätze in einem Multi-Utility-Umfeld geplant und ausgeführt werden.
2. Zweitens musste der Partner zukunftsorientiert sein, mit einer starken Roadmap und der Bereitschaft, gemeinsam weiterzuentwickeln. Wie Flörcken es beschreibt: OverIT hat bereits viel im Bau und bringt das mit, aber das Unternehmen hat vor allem das richtige Mindset, um gemeinsam mit EWE NETZ voranzukommen.
3. Drittens, und für einen Infrastrukturbetreiber ist das alles entscheidend, waren Zuverlässigkeit und Qualität nicht verhandelbar. Mit 650 Mitarbeitenden im Außendienst, die täglich auf das System angewiesen sind, durfte nichts schiefgehen. Wie Flörcken es formuliert: Man könne es sich nicht erlauben, mit einer solchen Software eine Bruchlandung zu erleben.

EWE NETZ hat inzwischen die OverIT NextGen Platform eingeführt, die Workforce Management Software, die heute den Feldeinsatz des Unternehmens trägt. Sie ersetzt die erfahrungsabhängige, manuelle Disposition durch strukturierte, datengestützte Workflows: Echtzeit-Transparenz in Planung und Disposition, mobile-first-Ausführung im Feld und ein einheitliches System of Record über alle Netze hinweg.

Eine Partnerschaft „auf Augenhöhe”

EWE NETZ macht keinen Hehl daraus, wo das Unternehmen gerade steht: Der Rollout ist frisch, und man befindet sich noch früh auf dem Weg. Worauf man sich verlassen kann, ist die Zusammenarbeit selbst.

„Das passiert sehr auf Augenhöhe. Es war immer fair, immer auf Augenhöhe und immer mit einem gemeinsamen Ziel vor Augen“, sagt Nyhof über die Zusammenarbeit bisher. „Und das ist für mich ein wesentlicher Teil von Partnerschaft“. Er verweist außerdem auf gute Reaktionszeiten, wenn es Probleme gibt, gerade in dieser frühen, sensiblen Phase des Rollouts entscheidend.

Diese Partnerschaft reicht bis zu den Menschen, die von der Veränderung am unmittelbarsten betroffen sind. EWE NETZ hat über mehr als 600 Kolleginnen und Kollegen im Außendienst hinweg intensives Change-Management betrieben: Gremien, aktive Einbindung von Stakeholdern und Feedbackschleifen, die vom Management bis zum Monteur reichen, der morgens als Erster mit der Veränderung arbeitet.

Die ersten operativen Signale sind ermutigend: ein höherer Detaillierungsgrad in der Disposition, und Arbeitsabläufe, die sich bereits anpassen, um Einsätze präziser zu planen. Die größeren Effizienzgewinne, etwa Routenoptimierung und eine einfachere Disposition im Innendienst, erwartet das Team, sobald der Rollout im kommenden Jahr weiter voranschreitet.

Rat für Versorgungsunternehmen an einem ähnlichen Punkt

Auf die Frage, was er anderen europäischen Versorgungsunternehmen mit ähnlichen Herausforderungen raten würde, hat Flörcken ein einfaches, klar geordnetes Vorgehen:

1. Von Anfang an klar sein, welche Rahmenbedingungen und roten Linien es gibt, und diese auch klar definieren.
2. Dann Schritt für Schritt vorgehen: zunächst die Prozesse klären, dann die Organisation, dann die Software einführen, die beides miteinander verbindet.
3. Sich die Zeit nehmen, die echte Veränderung braucht. Auch wenn man es sehr ambitioniert angeht, muss eine solche Veränderung im Unternehmen verankert werden.

Das ist eine nützliche Erinnerung daran, dass Plattformen Betriebsabläufe nicht von allein verändern. Prozesse, Organisation und Technologie müssen zusammen vorangehen, und der Leitsatz von EWE NETZ bringt das Ziel auf den Punkt: den richtigen Mitarbeiter, mit dem richtigen Skill, mit dem richtigen Werkzeug, am richtigen Ort, zur richtigen Zeit.

Wie es weitergeht

Die Geschichte von EWE NETZ ist noch nicht abgeschlossen, und genau das ist der Punkt. Das Unternehmen hat die Grundlage gelegt: Akzeptanz in der Belegschaft, eine moderne Plattform und einen Partner, der sich gemeinsamer Weiterentwicklung verpflichtet hat. Damit ist EWE NETZ gut aufgestellt für die Effizienzgewinne, die die Energiewende verlangen wird.

In der Zwischenzeit können Sie sich das vollständige Gespräch mit Ole Flörcken und Andreas Nyhof ansehen und sehen, wie die OverIT NextGen Platform Workforce Management Software für Versorgungsunternehmen im großen Maßstab unterstützt.