Cómo Modernizar la Gestión de Equipos de Servicio de Campo
La rutina matutina en la gestión de equipos de técnicos
La gestión de los equipos técnicos es un pilar fundamental del servicio de campo. Sin embargo, para las empresas de servicios públicos y otras organizaciones que administran equipos de técnicos en campo, la “rutina matutina” es un proceso tedioso y en su mayoría manual que comienza antes del amanecer. Planificadores y despachadores deben colaborar para formar equipos de técnicos preparados y equipados para afrontar trabajos diarios, emergencias y proyectos a largo plazo.
El desafío de los sistemas dispares en la gestión de equipos
A menudo, este proceso se complica por sistemas dispares que no están alineados ni actualizados con la disponibilidad o habilidades más recientes de los trabajadores. Como resultado, los planificadores deben alternar entre diferentes sistemas de programación de equipos, correos electrónicos y llamadas telefónicas para localizar la información más actualizada y asignar tareas de manera efectiva.
Por ejemplo, un sistema de RRHH puede rastrear los turnos y horas trabajadas para garantizar el cumplimiento de las leyes laborales. Un sistema de gestión de órdenes de trabajo mantiene el registro de tareas, mientras que un sistema de gestión de servicios de campo (FSM) monitorea las habilidades de los técnicos y su asignación de trabajos en tiempo real. A esto se suman innumerables llamadas telefónicas, correos electrónicos, anotaciones en pizarras y hojas de cálculo, generando un caos en la organización matutina.
Curiosamente, la falta de tecnología adecuada no suele ser la causa raíz del problema. Muchas veces, el personal no actualiza consistentemente los sistemas tras completar el trabajo, lo que impide la visibilidad total de la disponibilidad, las horas trabajadas y las certificaciones de los técnicos. Sin información actualizada, incluso el mejor sistema no mejorará el desempeño del servicio de campo.
Transición a soluciones basadas en la nube
Las mejoras tecnológicas pueden acelerar la rutina matutina. Herramientas de gestión de equipos en la nube proporcionan información precisa y actualizada, facilitando la toma de decisiones y su implementación. El cambio hacia estas soluciones suele ser impulsado por la falta de soporte para los sistemas actuales o su creciente dificultad de uso y mantenimiento.
La evaluación de nuevas soluciones incluye un análisis interno de fortalezas y brechas, compatibilidad con otros sistemas y revisión de herramientas utilizadas por otras empresas. Sin embargo, la integración puede ser complicada si los sistemas en uso no comparten información de manera eficiente.
Para facilitar esta transición, muchas empresas recurren a integradores de sistemas o consultores externos que ayudan a evaluar los recursos disponibles y detectar los problemas existentes. Luego, estos consultores recomiendan proveedores adecuados y asisten en el proceso de licitación.
Las empresas tecnológicas seleccionadas deben realizar demostraciones que involucren no solo a los ejecutivos, sino también a planificadores, despachadores y técnicos. La participación de estos últimos es crucial, ya que su experiencia práctica puede determinar el éxito o fracaso de la implementación de la nueva herramienta.
Optimizando los procesos de gestión de equipos
El objetivo final es simplificar la organización matutina, asegurando que planificadores, despachadores y técnicos tengan visibilidad sobre las listas de trabajo, habilidades y supervisores asignados.
Transformando la gestión de equipos con OverIT
En OverIT, hemos trabajado con nuestros principales clientes para identificar las causas del caos en la gestión de equipos y explorar soluciones innovadoras. Gracias a esta retroalimentación y nuestra experiencia de más de 20 años en el sector, lanzaremos un nuevo módulo de gestión de equipos en 2024. Esta solución proporcionará a los planificadores datos en tiempo real sobre la disponibilidad de recursos, habilidades técnicas, trabajos programados y mucho más.