Automatización de flujos de trabajo
Tus operaciones no se limitan a las órdenes de trabajo
Diseña y gestiona los procesos que las rodean directamente mediante los responsables del negocio, sin escribir una sola línea de código.
El reto
Cada cambio de proceso se convierte en un nuevo proyecto
Cuando el proceso no se ajusta al software, la actividad de la empresa se frena. La mayor parte de lo que mantiene en marcha una operación no es una intervención sobre el terreno: es el cierre administrativo de un contrato que requiere aprobaciones de tres oficinas distintas. Una nueva solicitud de conexión que avanza a través de revisión técnica, validación comercial y autorización reglamentaria. Un permiso que debe tramitarse antes de que nadie intervenga sobre un activo. O una reclamación que exige seguimiento, escalación y resolución.
Cada uno de estos flujos constituye un proceso real, con sus propios pasos, actores y reglas. Ninguno es una simple orden de trabajo.
Durante años, digitalizar un proceso como éste exigía desarrollo a medida: redactar pliegos de condiciones, aprobar presupuestos y asumir largos ciclos de desarrollo. Un conocimiento técnico que quedaba atrapado en código ejecutable sólo por perfiles muy especializados.
Lo que eso cuesta, trimestre tras trimestre:
- Cualquier ajuste de proceso se convierte en un proyecto técnico con plazos de entrega medidos en ciclos de release en lugar de días
- El código personalizado debe revalidarse ante cada actualización de la plataforma, convirtiendo las adaptaciones pasadas en riesgos futuros
- Los desarrollos creados para un proceso específico no se pueden reaprovechar, duplicando la inversión en cada proyecto
- Las operaciones avanzan al ritmo de la lista de tareas pendientes de TI, en lugar de adaptarse al mercado, a la red o a la regulación
- La consecuencia es silenciosa pero costosa: cuando la normativa cambia, entra una nueva clase de activos en la red o la cadena de aprobación requiere un paso adicional, la empresa sabe exactamente qué necesita. Lo difícil y lento es conseguirlo.
La solución
Una sola herramienta para todos los procesos futuros
Visual Workflow Builder permite diseñar, ejecutar y modificar procesos empresariales sin necesidad de escribir código. Sin desarrollos adicionales, sin ciclos de lanzamiento y sin costes futuros de mantenimiento.
Esto es posible gracias a una evolución fundamental en la arquitectura del sistema: el motor de flujos de trabajo (workflow engine) se ha rediseñado para operar de forma independiente al tipo de proceso. Al eliminar esa dependencia, todos los elementos se diseñan de forma visual: los pasos del flujo, las pantallas para el usuario y las integraciones con otros sistemas.
En la práctica, el responsable del proceso define cada paso y lo asigna a un rol organizativo en lugar de a una persona concreta, garantizando la continuidad operativa frente a reorganizaciones internas. Mediante puntos de decisión configurables, el flujo se bifurca dinámicamente según los datos de la operación o retorna al paso anterior si una aprobación es rechazada. Las pantallas se diseñan de forma intuitiva y responsive para ordenadores de sobremesa y dispositivos móviles. Además, la conexión con sistemas externos se realiza mediante configuración visual no-code. Luego, se despliega.
Por qué funciona:
- Pasos, actores y reglas que tú mismo defines
Los cambios en los procesos no requieren pliegos de condiciones ni estimaciones de desarrollo - Asignación de responsabilidad por rol y jerarquía
Los flujos sobreviven a las reorganizaciones internas sin necesidad de rediseño - Bifurcaciones, condiciones y rutas de retorno a pasos anteriores
Gestión real de cadenas de aprobación no lineales y flujos de rechazo - Diseño único de pantallas multiplataforma
Despliegue automático en escritorio y móviles sin desarrollo front-end - Integración con OverIT NextGen FSM y los demás sistemas corporativos
Configuración visual sin necesidad de código de integración - Trazabilidad del estado de cada proceso
Visibilidad en tiempo real del progreso, la rendición de cuentas y los próximos pasos, respaldada por un registro de auditoría completo.
Diseñado a medida para la complejidad de las industrias de activos lineales.
Empresas de suministro eléctrico
Las solicitudes de conexión de clientes de generación distribuida requieren aprobaciones técnicas, comerciales y normativas simultáneas. El sistema gestiona automáticamente las rutas de retorno en caso de rechazo y restringe la visibilidad de cada revisor a su etapa correspondiente, manteniendo el seguimiento punta a punta desde la solicitud hasta la puesta en servicio.
Distribución de gas y agua
La formalización de contratos complejos exige aprobaciones departamentales condicionadas. Con Visual Workflow Builder, las etapas, los aprobadores y las reglas de negocio se diseñan directamente, permitiendo ajustar los flujos de inmediato ante cambios en las políticas operativas.
Telecomunicaciones
La ejecución de obras requiere autorizaciones previas de acceso y derechos de paso (right-of-way), involucrando documentación de terceros que llega en momentos diferentes. El flujo extrae automáticamente la información del registro de la propiedad desde los sistemas existentes, de modo que no se vuelve a escribir nada ni se pasa nada por alto.
Transporte y ferrocarril
Antes de iniciar trabajos en infraestructuras en servicio, se requiere verificar permisos de seguridad, competencias técnicas y autorizaciones de posesión de vía. El sistema controla el estado de cada validación, impidiendo la omisión de etapas y garantizando el cumplimiento normativo integral.
Ventajas
Ventajas Cambios más rápidos, menos riesgo
Respuesta inmediata ante los cambios
La adaptación a nuevas normativas o requisitos operativos se realiza mediante diseño visual, sin recurrir a proyectos de desarrollo
Reducción del coste total de propiedad y del riesgo de actualización
Al eliminar el código personalizado de estos procesos, se facilita el mantenimiento y la actualización continua de la plataforma
Liberación de capacidad de desarrollo
Los cambios en los procesos dejan de consumir horas en el backlog de TI que se necesitan en otras áreas estratégicas
Reutilización en toda la organización
Un flujo diseñado una vez sirve como plantilla modular para nuevas necesidades operativas en otros departamentos
Gobernanza y auditoría por defecto
Asignación clara de responsabilidades, registro automático de decisiones y trazabilidad documental completa para inspecciones internas y externas